Download hier de Intermaris referentiecase in PDF formaat
Hoe vergroot je als woningcorporatie in één stap de efficiency van de totale organisatie? En hoe zorg je er tegelijkertijd voor dat 65 procent van al je onderhoudswerk op afspraak gaat? Woningcorporatie Intermaris vond het antwoord in mobiel werken.
De in Hoorn gevestigde woningcorporatie Intermaris Woondiensten is met bijna 10.000 woningen een van de grootste woningcorporaties in Noord-Holland. Begin 2005 implementeerde Intermaris Woondiensten een mobiele oplossing voor haar eigen onderhoudsafdeling. “Dit betekent dat de vakman die een onderhoudsklacht komt verhelpen bij de huurder, nu op de afgesproken tijd voor de deur staat. Met zijn PDA in de hand”, vertelt de heer Smit, directeur Sector Beheer van Woningcorporatie Intermaris. “Het is een kleine revolutie. 65 procent van al ons onderhoudswerk gebeurt nu al op afspraak. We werken in 4 blokken: 8.00-10.00 uur, 10.00-12.00 uur, 13.00-15.00 uur en 15.00- 16.30 uur. Het is de bedoeling dat we in de toekomst afspraken nog nauwkeuriger gaan plannen, mogelijk per 30 minuten. Een hele dag vrij nemen om te wachten op de vakman is er bij ons dus niet bij. Wij vertellen de klant van tevoren exact hoe laat we er zijn en hoe lang wij verwachten met het onderhoud bezig te zijn. De klant weet nu precies waar hij aan toe is.” Deze manier van plannen is het resultaat van het implementeren van CASPER Service, een mobiele oplossing van PCA Mobile, die is gekoppeld aan de backofficesystemen van Intermaris woondiensten.
Van papier naar digitaal
Ben van Veen stuurt binnen Intermaris in 6 rayons 40 medewerkers aan (allround onderhoudsmedewerkers,
huis- en buurtmeesters en opzichters) die nu allemaal mobiel werken. “Simpel gezegd betekent werken
met CASPER Service dat we zijn overgestapt van gewone werkbonnen naar digitale werkbonnen.” CASPER Service werkt heel eenvoudig. De PDA met de CASPER Service software bevat de planning van iedere onderhoudsmedewerker; hij ziet direct waar hij naartoe moet. Wanneer de onderhoudsmonteur op het juiste adres aankomt, drukt hij op start. Omdat de PDA via GPRS van KPN continu online is, ziet de planner op het hoofdkantoor
in Hoorn direct op het digitale planbord verschijnen dat de onderhoudsmedewerker aan de klus is begonnen. Is de klacht eenmaal verholpen, dan drukt de medewerker op stop. Automatisch wordt dan geregistreerd hoelang de klus heeft geduurd. Gewerkte uren worden in de loonadministratie verwerkt en vervulde opdrachten in de planning.
“Dat is de kracht van een mobiele oplossing die is gekoppeld aan de backofficesystemen”, vertelt Ben de Velde, commercieel directeur van PCA Mobile. “Door de koppeling van CASPER Service aan de door ICT-leverancier
NCCW ontwikkelde backofficesystemen, krijgt de efficiency van de hele organisatie als het ware een boost. Cruciaal hiervoor is ook de draadloze verbinding met de PDA. Je hebt natuurlijk met een groep kritische gebruikers te maken. Als deze gebruikers merken dat de verbinding niet goed is, gaat de PDA zo de cementmolen in en stappen ze terug op handmatig bonnen schrijven. Daarom hebben we gekozen voor GPRS van KPN. Het blijkt gewoon dat het KPN netwerk de beste bereikbaarheid heeft.” Volgens de heer Smit functioneert het systeem boven verwachting. “We hebben alle materialen voorzien van barcodes. Aan het einde van de klus scant de medewerker de gebruikte
materialen. Deze worden zo automatisch doorgegeven aan het voorraadbeheersysteem. In de toekomst gaan we nog verder: dan willen we dat de gebruikte materialen automatisch besteld worden bij onze toeleverancier.” Smit
vertelt dat ze bewust hebben gekozen voor GPRS van KPN, omdat dat de mogelijkheid biedt om tussentijds al deze gegevens uit te wisselen. Verder kan men bij een spoedmelding direct bekijken wie er in de buurt zit en
kan aan deze persoon een spoedopdracht worden gegeven. Als blijkt dat bij een klus een andere medewerker eerder heeft geholpen, dan kan er een stuk historie worden bekeken. Wie heeft de klus de vorige keer gedaan en
wat is er toen gebeurd?
Een halfuur per man per dag
Al na een halfjaar zijn resultaten van CASPER Service zichtbaar bij Intermaris Woondiensten. Afdelingshoofd Onderhoud Van Veen: “Al in de pilotperiode werd duidelijk dat we een flinke tijdwinst boekten. ’s Ochtends geen werkbonnen meer uitdelen. ’s Avonds geen urenstaten meer invullen. En de volgende dag hoeft de collega op de administratie niet de hele dag te besteden aan het ontcijferen en uittypen van werkbonnen. Dat is al een kwartier tot een halfuur tijdwinst per medewerker per dag. Tel uit je winst.” Niet alleen de financiële cijfers schetsen een positief plaatje van het CASPER Service systeem. De onderhoudsmedewerkers zelf zijn ook enthousiast. Hun houding is in
heel korte tijd verschoven van een argwanend “Moet dit nu?” naar “Ik wil niet meer zonder!” Van Veen: “Natuurlijk was er angst. Angst voor techniek, angst voor controle. Maar nu ze zelf de voordelen van de digitale werkbonnen
ondervinden, verdwijnen die angsten als sneeuw voor de zon.”
De eerste stap is gezet
De implementatie van CASPER Service is voor Intermaris Woondiensten de eerste stap in een structureel verbeteringstraject. Momenteel wordt ook gewerkt aan de implementatie van CASPER Inspectie. Dit is een variant van CASPER Service, speciaal gericht op de praktijk van de opzichters. Maar daarnaast zijn binnen CASPER Service nog genoeg doelstellingen te behalen. Van Veen: “Met deze manier van registreren beschikken wij over een heel nauwkeurig overzicht van de hoeveelheid tijd die de verschillende onderhoudswerkzaamheden in beslag nemen. Daardoor zijn onze planningen nog accurater. Ik verwacht dat straks 85 procent van ons onderhoudswerk op afspraak gebeurt. Dan lopen we pas echt voorop in de markt.”
“We behalen nu al een halfuur tijdwinst per medewerker per dag.”
Over Intermaris Woondiensten
Intermaris woondiensten is een van de grootste woningcorporaties boven het Noordzeekanaal. Zij beheert bijna 10.000 woningen en voert met een eigen onderhoudsafdeling de dagelijkse onderhoudswerkzaamheden uit met behulp van CASPER Service.
www.intermaris.nl
Over PCA Mobile BV
PCA Mobile BV is een volwassen ICT-bedrijf gespecialiseerd in mobiele softwareoplossingen,
met name voor onderhoudsdiensten. Naast de ontwikkeling van software vervult PCA Mobile
een distributierol voor robuuste mobiele hardware (Gotive, Casio en Psion).
www.pcamobile.com
Over NCCW
NCCW is met haar ICT-totaaloplossingen de marktleider in de woningcorporatiemarkt. De NCCW-oplossingen worden ingezet voor een volledige, betrouwbare en flexibele automatisering van alle bedrijfsprocessen van de vastgoedbeheerder.
www.nccw.nl
