Download hier de Unica referentiecase in PDF formaat Digitale werkbon bespaart tijd en geld

Veel servicemonteurs worden in hun werk opgehouden door papieren rompslomp en afstemming met de planner. De ingevulde werkbonnen moeten op kantoor nog eens handmatig worden ingevoerd in een administratiesysteem. De factuur laat daardoor al snel weken op zich wachten. Samen met PCA Mobile en KPN ontwikkelde Acto Informatisering een digitale werkbon die monteur en backoffice veel tijd bespaart.

Unica is met ruim 1600 medewerkers het grootste zelfstandige installatiebedrijf van Nederland. Tot voor kort kwamen de facturen van de Zwolse vestiging van Unica Installatietechniek tot stand zoals dat gebruikelijk is bij de meeste installatiebedrijven. De servicecoördinator maakte een papieren werkbon, de monteur vulde na afronding van het werk zijn materialen en uren in, de administratie typte de werkbon over en drukte de factuur af. Gert den Uil, hoofd van de afdeling Technisch Beheer, beschrijft het met enig gevoel voor understatement als ‘een arbeidsintensief proces’. De tijd die verstreek tussen werkbon en factuur liep soms behoorlijk op. Dat was voor Unica Zwolle mede aanleiding om M*Service in gebruik te nemen, de digitale werkbon van het Amersfoortse Acto. Voortaan gaan servicemonteurs op pad met een handcomputer, die via het GPRS-netwerk van KPN voortdurend in contact staat met de backoffice. ‘Daar zijn de gegevens van de werkbon meteen beschikbaar in de software van Acto’, vertelt Den Uil. ‘We zouden in principe de volgende dag al kunnen factureren, ook als er sprake is van specifieke contractvoorwaarden. M*Service houdt daar automatisch rekening mee. Het enige dat nog gedaan moet worden, is de conceptfactuur accorderen.’

‘We kunnen de volgende dag al factureren, ook bij specifieke contractvoorwaarden’

Productiviteit neemt toe
M*Service levert een forse kostenbesparing op en wordt daardoor relatief snel terugverdiend. Vanwege het succes wordt de oplossing ook ingevoerd in de overige dertien vestigingen van Unica.Niet alleen de efficiëntie van de administratieve processen stijgt dankzij de oplossing van Acto, ook de productiviteit van de monteurs neemt toe. ‘Het scheelt me veel schrijfwerk’, vertelt Jan Poppe, servicebeheertechnicus bij Unica Zwolle. ‘Voorheen was ik veel tijd kwijt aan papieren rompslomp. Nu wordt de werkbon grotendeels vanzelf ingevuld, ik heb er geen omkijken meer naar.’
Unica Zwolle heeft tegelijkertijd met de invoering van M*Service geïnvesteerd in een geïntegreerd navigatiesysteem voor alle handcomputers, een geautomatiseerde urenregistratie en een barcodesysteem voor materialen. Dankzij het navigatiesysteem zijn monteurs korter onderweg. Dankzij de urenregistratie hoeven ze geen weekstaten meer in te vullen. En dankzij de barcodes kunnen ze hun materialen razendsnel invoeren.

Veel beter plannen
Acto biedt M*Service aan in samenwerking met PCA Mobile en KPN. PCA Mobile heeft een aandeel gehad in de softwareontwikkeling en levert de robuuste handcomputers, die met twee duimen te bedienen zijn. KPN levert de SIM-kaarten met data-abonnement en verzorgt de aansluiting op het GPRS-netwerk. Dankzij de continue gegevensuitwisseling tussen handcomputers en backoffice kunnen de verschillende klussen op een dag veel beter gepland worden. ‘Vroeger belden monteurs naar kantoor als hun werkbonnen op waren’, vertelt Den Uil. ‘Met een beetje pech was de planner in gesprek en moesten ze wachten tot ze werden teruggebeld. Nu kan de planner een nieuwe werkbon inplannen terwijl de monteur nog aan het werk is.’ Als omgekeerd een opdracht uitloopt en de planning in het gedrang komt kan de planner de klant op de hoogte brengen of eenvoudig met ‘drag and drop’ een opdracht verplaatsen naar een monteur die tijd over heeft. En dat alles zonder telefonische afstemming. ‘De planner hoeft monteurs niet meer te storen in hun werk.’

Meer doen met dezelfde mensen
Tot de belangrijkste besparingen van M*Service behoren niet alleen de productiviteitwinst voor de monteurs, maar ook het rentevoordeel en de besparing van fte’s op kantoor. Het rentevoordeel is eenvoudig te verklaren door de kortere tijd tussen werkbon en factuur. De besparing van fte’s op kantoor is een gevolg van het automatische hergebruik en de standaardisatie van gegevens. Er hoeven geen werkbonnen meer handmatig te worden ingevoerd. Den Uil: ‘Vaak kwam er ook nog het nodige uitzoekwerk bij kijken. Niet elk handschrift is even leesbaar en er moesten artikelnummers worden gecontroleerd of opgezocht. We slagen er nu in om met dezelfde mensen meer werk te verzetten.’ Voor de monteurs is veel veranderd, maar de meesten zijn enthousiast. Dat merkte Poppe al toen hij met enkele collega’s meewerkte aan het voortraject waarin de mogelijkheden van M*Service werden verkend. ‘Hoewel het maar om een pilot ging, wilde niemand meer terug naar papier.’

‘Monteurs kunnen hun handcomputer met twee duimen bedienen’

Acto
Acto Informatisering B.V. is een automatiseringsbedrijf dat zich volledig toelegt op (middel)grote, projectmatig werkende (installatie)bedrijven en hun toeleveranciers. Acto biedt complete en geïntegreerde logistieke en financiële bedrijfsoplossingen. Meer informatie: www.acto.nl. 

PCA Mobile
PCA Mobile is gespecialiseerd in oplossingen die zijn gebaseerd op mobiele computers, zoals PDA’s, smartphones en industriële handcomputers. PCA Mobile participeert onder andere in sectoren met een grote buitendienst (onderhoudsdiensten, woningbouw), de zorg en de logistiek. Meer informatie: www.pcamobile.com