Bron: NCCW, www.nccw.nl
Op donderdag 16 november is Casper opgeleverd bij Woongoed Middelburg. We laten graag Laudie Bal, coördinator Onderhoudsbedrijf aan het woord over zijn ervaringen.
Onze doelstelling bij de aanschaf van Casper Service was om de afspraken met klanten, door beter te plannen, ook beter na te kunnen komen. Hiermee bedoel ik niet alleen de afspraak om op tijd aanwezig te zijn bij de klus, maar ook vervolgafspraken die door andere vakgroepen opgepakt moeten worden zoals afspraken over binnenkomst bestelde materialen. Dat lukt nu met Casper Service veel beter dan met werkbonnen in hangmappen, telefoonnotities of aantekeningen.
We hebben ervoor gekozen om alle vaklieden (20) uit te rusten met een handheld computer (Gotive) zodat alle relevante zaken direct geregistreerd en door de planners dus ook bewaakt worden. Je ziet dan ook dat bij de planners de grootste winst ontstaat. Ze hebben veel meer overzicht, spoedopdrachten kunnen veel eenvoudiger tussendoor worden gepland. Plannen verderop in de tijd is ook eenvoudiger en inzichtelijker en het gebruiksgemak is groot. Ik had niet gedacht dat ze met headsets zouden gaan werken om direct on-line met bewoners en vaklieden te kunnen plannen, maar het bevalt uitstekend"
Op de vraag of er al efficiencywinst zichtbaar is, antwoord Laudie: "Hoewel het absoluut niet onze bedoeling is om Casper Service als een controlemiddel in te zetten voor onze vakmensen of om de werkdruk op te voeren, merken we nu al dat er meer meldingen op een dag worden afgehandeld. Dat komt onder andere omdat we nu ook beter kunnen werken met de zogenaamde "zwerfbonnen". Dat zijn klussen die niet op een vast tijdstip zijn ingepland, maar opgepakt kunnen worden als daar nog tijd voor is. Deze klussen kunnen worden toebedeeld aan meerdere vaklieden en zodra er iemand mee start, is dat voor anderen zichtbaar op de Gotive, zodat er niet twee collega’s tegelijk op de stoep staan.
Maar ook als de planner ziet dat een vakman om 15.00 uur klaar is met zijn laatste klus, kan hij nog een klus toevoegen. Via GPRS wordt de vakman automatisch geïnformeerd. De veilige marges van een stapel klussen die we voorheen hadden, omdat klussen nog wel eens uitlopen, kunnen we nu gewoon gebruiken omdat de planner precies weet hoe de werkbelasting er voor staat. Andersom geldt dat natuurlijk ook. Als klussen uitlopen, kan de planner werk aan anderen toebedelen. Daardoor merken we nu al dat onze doelstelling, om afspraken met klanten na te komen, beter kan worden gerealiseerd".
En hoe kijken de vaklieden er tegenaan? "Uiteraard waren we in het begin beducht op de acceptatie door de vakmensen. We hebben vooraf duidelijk aangegeven dat het niet de bedoeling is om de controle op te voeren maar om het administratieve werk te verminderen en onze afspraken beter na te kunnen komen. Doordat we ons aan die afspraak houden, zie je dat de acceptatie zeer goed is gegaan. Het is mij 100% meegevallen. Zelfs de meest sceptische vaklieden zijn enthousiast. Natuurlijk loopt er nog wel eens een Gotive vast omdat een medewerker tijdens het verzenden via GPRS op andere toetsen drukt. Maar dat weegt niet op tegen de voordelen dat er veel directere communicatie is met de planners en ze geen administratief werk meer hoeven te doen".
Wat zou je een collega corporatie willen adviseren als ze met Casper Service aan de slag gaan? "Ten eerste goed je doelstellingen neerzetten om acceptatie te krijgen bij planners en vaklieden. Ten tweede fasering. We zijn gestart met de planners in juni van dit jaar. Die hebben dus al veel kennis en ervaring opgedaan voordat de vaklieden er mee aan de slag gingen. Vervolgens hebben we een proef gedaan met 4 vaklieden en toen dat was geëvalueerd zijn eind oktober de andere vaklieden opgeleid en sinds 1 november werkt iedereen ermee".
Tevreden? "Ja, Ik ben tevreden. We hebben gepland om op 1 november 2006 operationeel te zijn en dat hebben we gehaald. Ook de acceptatie onder de mensen en het gebruiksgemak is goed".
Zoals u kunt zien de meeste vaklieden zijn op pad.
Een goed up to date overzicht op het digitale planbord.
Meer informatie: http://www.woongoed.nl/ / www.nccw.nl
