Hometeam - PCA Mobile Solutions

Download hier de HomeTeam referentiecase in PDF formaat

Hoe stuur je als franchiseorganisatie vanuit een centraal punt ruim 90 vakmensen probleemloos aan? En hoe zorg je ervoor dat de interne kosten op de kantoren zo laag mogelijk worden gehouden terwijl het kwalitatief hoge niveau van service wordt gewaarborgd? PCA Mobile hielp serviceorganisatie HomeTeam met het beantwoorden van deze vragen.

HomeTeam is als zelfstandige franchiseorganisatie ontstaan uit twee grote woningcorporaties Woonconcept en De Woonplaats. Zij hebben hun dagelijks onderhoud aan bijna 40.000 woningen bij Hometeam uitbesteed om zodoende de servicegerichtheid, de professionaliteit én de productiviteit te vergroten en commercieel ten gelde te maken. Vanuit het hoofdkantoor van HomeTeam in Steenwijk worden ruim 90 vakmannen (franchisenemers en vakmannen in loondienst) aangestuurd in calculatie, werkvoorbereiding en planning. In de komende jaren moet het aantal aangestuurde vaklieden verder toenemen. Ook de facturatie wordt op kantoor uitgevoerd, zodat de vaklieden zich 100% kunnen richten op uitvoering van hun vak.
HomeTeam is dagelijks bezig met het uitvoeren van het onderhoud aan grote aantallen woningen en woongebouwen van grote vastgoedbeheerders, zoals corporaties, zorginstellingen en verenigingen van eigenaren (VVE’s). Hometeam werkt ook voor particulieren en met name voor kleine verbouwingen en reparaties. De vakmensen staan dagelijks in de startblokken om alle soorten reparaties uit te voeren, storingen te verhelpen en verbouwingen te verzorgen.

Makkelijkere communicatie
Al sinds het ontstaan van het bedrijf in 2002 wordt bij HomeTeam gewerkt met Casper Service, de digitale werkbonoplossing van PCA Mobile. “Bij de voorbereidingen van de oprichting van HomeTeam was direct duidelijk dat een plannings- en registratiesysteem noodzakelijk was om de formule van Hometeam te realiseren. Een systeem waarmee direct meldingen tot opdrachten en (man)planningen kunnen worden verwerkt. Hierbij is de eis gelegd dat registraties binnen vier minuten moeten kunnen worden ingevoerd, ingepland én geautomatiseerd verwerkt zijn tot te communiceren planningen. PCA bracht hierin de oplossing die als vanzelfsprekende functionaliteit binnen Hometeam voldoet,” verteld David Berhitoe, verantwoordelijke voor de ICT bij HomeTeam. “De ontwikkeling van Casper Service heeft volledig synchroon gelopen aan de geïmplementeerde ontwikkelingen binnen HomeTeam. Eerst was het enkel mogelijk thuis per modem te communiceren en kon men alleen ’s ochtends of ’s avonds communiceren. Gewijzigde planningen op de dag zoals bij spoedopdrachten of andersoortige planningen, moesten telefonisch met de vakman op locatie worden doorgebeld.

De digitale werkbon
Casper Service maakt het mogelijk continu te communiceren met de vaklieden, een absolute vereiste voor kostenbeheersing bij Hometeam. Nieuwe en gewijzigde ingeplande opdrachten worden gemakkelijk verstuurd naar de vaklieden terwijl de vaklieden op hun beurt eenvoudig hun uren- en materiaalregistraties ter verwerking verzenden naar kantoor.

Ook spoedopdrachten worden op kantoor verwerkt als routinematige opdrachten. De enige extra handeling is het telefonisch verzoek aan de ingeplande vakman om per direct te communiceren. De besparing kenmerkt zich door het reduceren van personele kosten op kantoor, maar ook in de buitendienst doordat op dit vlak de processen minimaal verstoord worden.
“Deze extra telefonische communicaties waren op kantoor een belasting omdat opdrachtgegevens nauwkeurig telefonisch moesten worden doorgemeld. Anderzijds moesten de vaklieden die tijdens een klus werden gestoord naarstig op zoek gaan naar pen en papier en met ’schone en vetvrije’ handen de boodschap vastleggen en herhalen ter controle,” laat David Berhitoe weten. “Met de introductie van GPRS datacommunicatie kan er continu worden gecommuniceerd met de vaklieden en behoeft het kantoor alleen te melden dat er een spoedklus is en vragen of de vakman wil communiceren. De opdrachtgegevens zijn op kantoor als normaal routinematig ingevoerd en het tijdens de klus communiceren door de vakman wordt als minder ingrijpend ervaren als het gebruik van pen en papier. En ook bij de verwerking van de registraties wordt bespaard omdat de vaklieden direct bij de juiste opdracht hun kosten registreren. Een vergissing in gecommuniceerde opdrachtnummers vereist correcties en die zijn te tijdrovend!
De kracht van de totale oplossing wordt duidelijk zichtbaar als door een storing opdrachtgegevens op ouderwetse manier handmatig naar de tientallen vaklieden moeten worden gefaxt, gemaild of bij spoed telefonisch moeten worden doorgegeven. Dan blijkt het rendement van continue datacommunicatie.. HomeTeam kan niet meer zonder!”

Uitbreiding door maatwerk
Hometeam is binnen de klantenkring van PCA Mobile een uitzondering. HomeTeam heeft namelijk, in tegenstelling tot andere PCA klanten, nog geen uitgebreide backoffice applicatie. Naast plannings- en registratiesysteem is Casper tevens het systeem dat de facturatie volledig aanstuurt en zorgt dat opdrachten van vrijwel alle gegevens worden voorzien zodat gewenste klantspecifieke rapportages gemakkelijk gegeneerd kunnen worden. Een functie die door extensief maatwerk van PCA Mobile gerealiseerd kon worden.

Meer doen met dezelfde mensen
De grootste winst van de invoering van de mobiele werkbonoplossing is binnen HomeTeam behaald op twee punten. “Enerzijds hebben we een flinke besparing kunnen realiseren op de arbeidskosten binnen kantoor. Anderzijds hebben we de zogenaamde ‘verstoringkosten’ bij de vaklieden kunnen verminderen, tijd is immers geld, “ licht David Berhitoe toe. “Ook wordt bespaard omdat de communicatie per datacommunicatie geen fouten en vergissingen bevat, zoals die bij telefonische communicaties nog wel eens wilde voorkomen. Bij Hometeam staat kwaliteit hoog in het vaandel!”
Voor het slagen van het proces benadrukt Berhitoe dat het belangrijk is dat de organisatie voorafgaand aan het traject duidelijk in kaart brengt hoe de organisatie werkt en welke rol mobiele datacommunicatie hierin moet gaan spelen. Daarnaast is een projectmatig en professionele aanpak, waar samenwerking tussen klant en leverancier onontbeerlijk is, erg belangrijk; “het is immers geen onemanshow van leverancier PCA. Men moet ook de eigen verantwoordelijkheden onderkennen en daarnaar pro-actief handelen. Hierin liggen de kansen voor besparingen op de implementatie voor het oprapen”.

Continue verbetering
HomeTeam werkt naar mogelijkheden ter continue verbetering van het genereren van inkomsten en hanteert daartoe een hoge graad van automatisering. Op deze manier worden de interne kosten op de kantoren zo laag mogelijk gehouden en kan een goede en kwalitatieve service worden gewaarborgd. Het aanpassingsvermogen van partners speelt hierbij een belangrijke rol. PCA Mobile heeft in de afgelopen jaren aangetoond zich als flexibele partner prima aan te kunnen passen aan de dynamische eisen van HomeTeam.

HomeTeam’s keuze voor PCA
“Casper is één van de weinige pakketten welke van oorsprong is gericht op het inplannen van mensen en ontwikkeld is vanuit het oogpunt van de gebruiker. Vrijwel alle overige pakketten zijn afgeleid van het inplannen van machines of afdelingen. Goede datacommunicatie op zichzelf is voor HomeTeam niet voldoende. Daarin zijn meerdere spelers op de markt. Casper is echter vanaf de basisprincipes bij uitstek geschikt voor aansturing van vakmensen binnen servicemanagement. Daarbij kan PCA ook maatwerk realiseren, hetgeen voor Hometeam, en in feite voor elke organisatie, in meer of mindere mate onontbeerlijk is als middel voor personele kostenbesparing,” aldus David Berhitoe.